下面是小编为大家整理的文件编号与编写格式规定【完整版】,供大家参考。
**** 有限公司
.,LTD.
文件编号与格式规定
文件编号：
****
版 本 号：
D D
编制：
审批：
日期：
日期：
内部资料不得翻印
****
有限公司
修
订
记
录
页号 页版号 修 改 内 容 批准人 修改日期 编 号：
**** 文件编号与格式规定
共 06 页 第 01 页 版本号：
D 页版号：
01
****
有限公司
1 1
目的：
规范公司质量体系文件的编写，确保文件编号与格式的统一。
2 2
范围：
适用于与公司质量体系文件有关的文件与资料， 国家标准对编号与格式已作规定的文件与资料从其规定， 外来文件与资料保留原编号与格式。
3 3
职责：
3.1 质量手册由管理者代表负责组织编写。
3.2 各部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的记录表格。
3.3 管理部负责文件、资料与表格的统一编号。
4 4
工作内容：
4.1 文件编号 4.1.1 公司的质量体系文件分为四层，其对应关系如下表：
4.1.2 质量手册的编号 CL 1 - 01
顺序号
层级代号公司代号 4.1.3 程序文件的编号 CL2 - □□
4.1.4 作业文件的编号 CL3- □□ - □□
顺序号
作业文件顺序号
对应程序文件顺序号 编 号：
**** 文件编号与格式规定
共 06 页 第 02 页 版本号：
D 页版号：
01 代号 层级 类别 1 一级文件 质量手册 2 3 二级文件 三级文件 程序文件 作业文件 4 四级文件 表格记录
****
有限公司
4.1.5 记录表格的编号 CL4- □□ -□□
记录表格顺序号
对应程序文件顺序号
4.2 文件格式 4.2.1 质量体系文件一般由封面、目录、修订记录、正文和附件等几部份组成，正文是主体部份，其他部份依赖于主体而存在，可以酌情删减。
4.2.2 质量手册、程序文件、作业文件用 A4 纸打印，质量记录根据实用的原则选择 A3、A4、A5 纸作为记录表格。
4.2.3 质量体系文件主要采用宋体、小四号、常规字形的中文记载，排版以清楚明了、美观大方为宜，具体要求参见本文附件。
4.2.4 质量体系文件正文从格式上分为刊头、条款、刊尾：刊头主要记载公司名称、文件名称、编号、版本号、页编号、页版号等；条款主要表达正文内容，程序文件一般由目的、范围、职责、工作内容、相关文件、相关记录等构成；刊尾主要用于文件签发， 一般分为编制、审核、审批等栏目，分别由相关负责人签字并注明签字日期；文件的签发也可集中在封面，文件正文不再设置刊尾。
4.2.5 正文条款号与首行文字相隔一个字符的距离 ,文字保持正常间距 ,条款内每行文字左边对齐。
4.2.6 质量体系文件一般按封面、目录、修订记录、正文和附件的顺序装订，封面和目录不编页码。
4.3 文件编写注意事项：
4.3.1 措辞准确，尽可能采用定量描述的方法，不使用可能引起误解的语言。
4.3.2 注重实效，一定要保持文件的可操作性，不要将脱离实际的要求写入。
4.3.3
相互联系，可以直接引用现行管理制度中的内容，引用时应说明引用文件的名称、编号及引用的条款。
5 5
相关文件：
《文件控制程序》 6 6
质量记录：
无。
7 7
附：
编 号：
**** 文件编号与格式规定
共 06 页 第 03 页 版本号：
D 页版号：
01
****
有限公司
编 号：
**** 文件编号与格式规定
共 06 页 第 04 页
7.1 版本号：
D 附 1 封面 页版号：
01 7.2 附 2 修订记录
7.3 附 3 书写用纸格式
7.4 附 4 记录表
附 1 封面
**** 有限公司
（一号加粗隶书字）
ｘｘｘｘ程序
（小初加粗宋体字）
文件编号 : CL□ － □□ 版 本 号: □
（小三号常规宋体字）
（三号加粗宋体字）
编制：
批准：
日期：
日期：
（小三号常规宋体字）
内部资料不得翻印
****
有限公司
附 2 修订记录
修
订
记
录
页号 页版号 修 改 内 容 批准人 修改日期 编 号：
CL□-□□ ＸＸＸＸ程序
共□□页 第□□页 版本号：
□ 页版号：□□
****
有限公司
附 3 正文
说明：
1 刊头文件名称用小三号加粗宋体字，编号、版本号、页码用五号常规宋体字。
2 条款标题用四号加粗宋体字，条款具体内容用小四常规宋体字。
编 号：
CL□-□□ ｘｘｘｘ程序
共□□页 第□□页 版本号：
□ 页版号：□□
****
有限公司
（三号加粗隶书字）
附 4 记录表格 ｘｘｘｘ记录表
（四号加粗宋体字）
表格编号：CL4- □□ -□□ 编号：
保存期限：
X 年
说明：
1 记录表格可选用 A3、A4 或 A5 等纸型。
2 根据质量记录的需要设计表格。
编制：
审核：
审批：
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